Depuis la démocratisation de la dématérialisation des documents administratifs, notamment les bulletins de paie, la sécurité et la pérennité de ces fichiers numériques sont devenues des enjeux essentiels pour les employeurs comme pour les salariés. Afin de répondre à ces préoccupations, Arkevia, développé par Cegedim SRH, s’impose comme une solution sécurisée et fiable pour la gestion documentaire des ressources humaines. Cette plateforme innovante s’appuie sur :
- une infrastructure robuste et certifiée assurant la confidentialité et la disponibilité des documents RH,
- une conformité rigoureuse aux normes légales en vigueur, notamment la conservation électronique des archives sur 50 ans,
- une interface utilisateur intuitive via MyArkevia facilitant l’accès permanent et sécurisé aux informations professionnelles.
Explorons en détail comment Arkevia se positionne comme un coffre-fort numérique incontournable, garantissant la préservation et la sécurité des documents RH dans un contexte numérique en constante évolution.
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Arkevia, la solution sécurisée pour la gestion des documents RH
Arkevia est une plateforme SaaS conçue par Cegedim SRH, spécialiste reconnu des logiciels de paie et de gestion du capital humain. Lancée en 2017, elle répond au besoin accru de dématérialisation des documents RH, notamment depuis l’entrée en vigueur de la législation autorisant l’envoi des bulletins de paie électroniques sans accord préalable du salarié.
Cette solution centralise les fichiers indispensables tels que bulletins de paie, contrats de travail, avenants et attestations, tout en garantissant leur sécurisation dans un espace personnel accessible uniquement par les collaborateurs concernés. Ce dispositif bénéficie d’une gamme étendue de certifications, assurant une sécurité renforcée et la conformité à la législation :
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- ISO 27001 pour le management de la sécurité de l’information,
- NF Z42-013 garantissant l’archivage électronique à valeur probante,
- SOC 2 et SOC 3 attestant des contrôles robustes de sécurité,
- Certification HDS (Hébergeur de Données de Santé), un label très exigeant qui dépasse les standards habituels du marché RH.
Avec un chiffrement AES 256 bits appliqué de bout en bout, les données sont hébergées en France, garantissant le respect du RGPD et l’exclusivité de gestion des clés de déchiffrement par les utilisateurs eux-mêmes. Ce système de politique zéro connaissance confère à Arkevia un niveau de confidentialité élevé, où même les équipes techniques de Cegedim SRH sont incapables de consulter les documents stockés.
Respect et cadre légal pour les bulletins de paie électroniques
Depuis 2017, la remise des bulletins de paie sous format électronique est devenue la norme légale. L’article L3243-2 du Code du travail précise que ces documents ont la même valeur juridique que leur version papier, utilisable dans toutes démarches administratives ou judiciaires. Le prestataire d’archivage doit assurer leur accessibilité pendant une durée minimum de 50 ans, ou jusqu’à ce que le salarié atteigne 75 ans selon ce qui vient en premier.
Cette obligation s’accompagne d’une garantie d’accès permanente, même en cas de changement de prestataire ou de cessation d’activité de l’entreprise. Le lien avec le salarié est maintenu grâce à la conservation et à la disponibilité de ses documents via Arkevia. Le salarié peut demander à retourner au format papier dans un délai de 30 jours.
La dématérialisation est donc plus qu’une évolution technologique : elle renforce la fiabilité et la traçabilité de la gestion documentaire, tout en facilitant l’accès pour chaque collaborateur.
Comment accéder et utiliser Arkevia pour une gestion documentaire RH sécurisée ?
L’accès à vos documents via Arkevia se fait par l’interface MyArkevia, un espace personnel simple d’utilisation développé pour que chaque salarié puisse consulter et sauvegarder ses documents en toute sécurité. Le dispositif de connexion est structuré :
- L’employeur génère un accès et transmet un email de bienvenue contenant un matricule employé et un code temporaire.
- Le salarié active son compte sur MyArkevia en renseignant ces informations, puis crée un mot de passe personnel.
- Une fois le compte activé, les documents déposés apparaissent immédiatement et restent disponibles à tout moment.
Une application mobile est disponible sous iOS et Android pour consulter et télécharger facilement les bulletins de paie, même en situation de mobilité. La plateforme est conçue pour une expérience optimale sur ordinateur, notamment pour la gestion avancée des documents.
Le support reste assuré via les services RH des entreprises, qui peuvent intervenir en cas de difficulté, notamment pour régénérer un code d’accès ou résoudre un oubli de mot de passe.
Les bénéfices concrets observés par les utilisateurs d’Arkevia
Les collaborateurs soulignent la liberté et la constance d’accès à leurs documents, une avancée notable par rapport aux archives papier souvent difficiles à organiser. Pour les responsables RH, l’adoption de cette solution représente un gain financier tangible : la suppression des coûts d’impression, de traitement manuel et d’affranchissement génère plusieurs dizaines de milliers d’euros d’économies annuelles pour une entreprise moyenne de 500 salariés.
Des clients majeurs comme Leroy Merlin, avec ses 25 000 employés, ont intégré Arkevia dans leur système, montrant la robustesse de la solution face à des volumes très importants. Cegedim SRH a ainsi réussi à ancrer Arkevia comme un standard incontestable dans la gestion documentaire RH en France.
- Accessibilité 24h/24 et 7j/7 aux documents essentiels,
- garantie de conformité légale et sécurité optimale des données,
- réduction significative des coûts opérationnels pour l’entreprise,
- support dédié et interface user-friendly, même pour les moins technophiles.
Arkevia, moteur d’une révolution dans la gestion documentaire des ressources humaines
Plus qu’un simple coffre-fort, Arkevia s’intègre dans un écosystème RH complet, incluant notamment le logiciel Cegedim Outsourcing pour la paie et des solutions de gestion des congés. Cette synergie répond aux attentes des directions RH cherchant à conjuguer cohérence fonctionnelle et efficacité opérationnelle.
Au-delà du secteur privé, la certification HDS ouvre la porte à des secteurs spécifiques comme la santé, où la maîtrise de la sécurité des données s’impose comme un enjeu majeur. Le coffre-fort numérique permet ainsi de relever des défis réglementaires et technologiques complexes.
| Critères clés | Détails pratiques | Avantages pour salariés et entreprises |
|---|---|---|
| Sécurité des données | Chiffrement AES 256 bits, hébergement en France | Confidentialité maximale, conformité RGPD |
| Certifications | ISO 27001, NF Z42-013, SOC 2, SOC 3, HDS | Archivage probant, fiabilité certifiée |
| Durée de conservation | Jusqu’à 50 ans, ou âge de 75 ans du salarié | Archives accessibles toute la vie professionnelle |
| Interface utilisateur | MyArkevia web et application mobile | Consultation et téléchargement 24/7, simplicité d’usage |
| Support et assistance | Gestion via le service RH de l’entreprise | Aide personnalisée, régénération des accès |
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